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はじめに
前回はメイン業務を教えてもらったけど、他にも仕事があるの？
今回はメイン業務では話せなかったサブ業務について話すよ！
これが結構大変な業務も多くてね…
※薬局によって対応やルールが違うと思うので、私の経験が参考程度になれば幸いです。
前回の記事では、処方箋受付から集薬までのメイン業務をお伝えしました。
今回は２年目から増えた業務も含めて、サブ業務についてリアルに語っていきます！
発注系の業務
備品の発注
備品の発注ってどんなことをするの？
薬局で使う備品を発注する業務だよ！
備品の発注で一番意識していたのは送料をなるべくかけないことです。
少量をこまめに発注すると送料がかかってしまうため、まとめて発注するようにしていました。
送料を節約するためにタイミングを考えながら発注するのが地味に大事だったよ！
- お薬手帳
- 液体医薬品を入れるボトル
- 軟膏やクリーム系の外用薬を練った医薬品を入れる軟膏壺
- 印刷用紙
- プリンタのインク
- 薬袋（４〜５種類くらい）
- 文房具系（筆記用具、ファイルなど）
- 掃除用具系
他にもあったともいますが、主に発注していた備品です。
OTCの発注
OTCって何？
OTCとは、処方箋なしで購入できる市販薬のことだよ！
風邪薬や胃腸薬などの内服薬、消毒液や塗り薬などの外用薬と様々な種類があります。
また、市販薬だけではなく、食料品や飲料、サプリメント系もあります。
OTC発注の特徴
OTCの発注には発注できる曜日が決まっていました。
その曜日に合わせて在庫量を考えながら発注する必要があります。
たまに箱買いレベルで購入される患者さんもいてびっくりしたよ（笑）
箱買いされると在庫がすぐなくなるので、発注量の読みが難しかったです。
なので、箱買いする患者さんの次回来局日を予想して多めに発注したりしました。
処方医薬品の発注
処方薬の発注はどんな仕組みになっているの？
これは２年目から担当した業務だよ！仕組みを説明するね。
発注の種類
処方医薬品の発注は、２種類あります。
パソコンで発注する方法と、電話で発注する方法です。
パソコンで発注する場合は、お昼の14:00〜15:00までに発注する決まりになっていたと思います。
基本的に電話発注は在庫が足りないなどの緊急時に使用することが多いです。
今回は、パソコンで発注する自動発注と手動発注の話をします。
自動発注の仕組み
薬剤師さんが各医薬品の最低在庫数をシステムに入力していて、在庫がその数を下回ると自動発注に上がる仕組みになっていました。
発注量を確認して、送信するだけで発注できます。
手動発注が必要な場合
自動発注以外に、手動で発注が必要な場合もありました。
例えばこんなケースです。
- 出荷規制がかかっている医薬品
- 出荷制限がかかりそうな医薬品
- 特定の時期に処方が増える医薬品
一番大変だったのが、風邪薬でよく処方された医薬品が入荷しづらかった時期だよ！
たくさん発注しても入荷できなかったり、入荷できないのに処方は多くて本当に大変でした。
入荷できない時はクレームも…
入荷できない状況が続くと、処方を出した病院側からクレームが入ることもありました。
薬局側の問題じゃないのにクレームが来るの？
そうなんだよ。
そう言いたい気持ちはわかるんだけどね…
出荷規制は薬局ではどうにもできないことですが、患者さんや病院側からすると「なぜ薬がないの？」という事になります。
これは本当に大変でした…
在庫管理系の業務
処方医薬品の移動
医薬品の移動って何？
同系列の店舗間で医薬品を融通し合うことだよ！
医薬品の移動が発生する主なケースはこちらです。
- 在庫が余っている薬を他店舗に引き取ってもらう場合
- 一時的に処方が出たけど、それ以外で出る予定がない薬が在庫に余っている場合
- デッドストック（期限切迫の医薬品）を他店舗に引き取ってもらう場合
- 在庫がなくて発注が必要だけど、その時の処方分だけで在庫したくない場合に近隣店舗から必要な処方分だけ引き取りたい場合
同系列店舗で在庫している店舗に移動依頼をかけて、引き取ってもらえるか交渉します。
送料もかかるので、なるべく近隣の店舗に引き取り依頼をするのが会社の方針でした。
逆に他店舗からよく出る処方薬の引き取り依頼が来ることもあって、在庫状況によって断ることもあったよ。
何度もいろんな店舗から引き取り依頼が来て、断るのが大変でした（笑）
デッドストックの管理
デッドストックって何？
処方の有効期限が切迫している医薬品のことだよ！
これが一番大変な業務だったかも…
デッドストックが発生したら
期限が切迫する前に、あまり処方が出ていない（目安２〜３ヶ月）薬を同系列薬局に引き取ってもらえないか移動依頼をかけます。
移動先の探し方
システム上で、その医薬品をよく処方している店舗が第３希望くらいまで候補として表示されます。
第１希望からメッセージを送って引き取り依頼をかけていきました。
断られることもあるの？
断られることが多かったね
それで断られたら次の候補先へ依頼をかけてたよ
同じ地域のブロックが一番引き取ってもらいやすいのですが、同じブロックで処方されていないものが多くて、日本全国で探すことが多かったです。
3〜5万円の医薬品が期限切迫になった時の焦り
これが一番ヒヤヒヤした経験です。
なかなか出荷している店舗が少ない医薬品で、３〜５万円もする医薬品の期限切迫が判明した時は本当に焦りました。
え！？それは焦るね…
移動先が見つからないと期限切れで廃棄処分になって損失が出てしまうから、必死に探したよ。
結果的に第３希望の店舗が引き取ってくれてよかったですが、あの時の焦りは忘れられません（笑）
逆に引き取り依頼が殺到したことも
反対に、１箱7,000円くらいする処方薬でいろんな店舗から引き取り依頼が来たこともありました。
期限が近いと処方量と在庫の関係で引き取れなくなるので、何度も断ることになって大変でした（笑）
デッドストックの管理は、タイミングと交渉力が大事な業務だったよ！
今回のまとめ
- 発注業務は備品・OTC・処方薬でそれぞれ対応が異なる。出荷規制がかかった時の対応が特に大変。
- 処方医薬品の移動は在庫の過不足を店舗間で調整するための重要な業務。引き取り交渉が難航することも多い。（同系列店舗があるところのみかも…）
- デッドストック管理は期限切迫前に動き出すことが大事。高額医薬品の期限切迫は薬局にとって大きな損失になるため、早めの対応が必要。
サブ業務といっても、薬局の経営に直結する大事な仕事がたくさん存在します。
慣れてくると段取りがわかってくるけど、最初は覚えることが多くて大変だったな。
実体験ならではのリアルな話、参考になったよ！
ここまで読んでいただき、ありがとうございましたm(_ _)m
また次回の記事も読んでいただけたら嬉しいです(´꒳`)
次回予告
業務内容まで話したので、一旦薬局事務の実体験シリーズは終了するよ！
また、需要があれば体験談を投稿しようと思ってます
ここまで薬局事務について、教えてくれてありがとう！
次回は何の話をするの？
次回の実体験は、ゲームセンターの業務について話そうかなと思ってるよ！
わぁ〜ゲームセンターの話、めっちゃ楽しみ！
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！m(_ _)m
次の記事もお楽しみくださいませ〜(*´꒳`*)
